2.3 КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ

2.3.1. Регистрация письма [ОК]

Оформление заказа начинается с регистрации поступившей от заказчика заявки, представленной в виде официального письма, переписки по электронной почте или телефонного звонка.
Вызов
Меню → Операции → Корреспонденция → Корреспонденция.
Диалог "Корреспонденция"



Рисунок 2.3.1. Диалог "Корреспонденция"

    Закладка "Документ"
  1. Тип документа - выбрать из списка :
    • входящий
    • исходящий
    • внутренний.
  2. Вид документа - выбрать из списка :
    • Письмо
    • Письмо электронное
    • Телефонная заявка.
  3. Регистр. № - указать номер письма (последний+1).
  4. Регист. дата - выбрать из календаря (как правило, сегодняшняя).

  5. Примечание: подчеркнутые поля обязательны для заполнения!
  6. Указать количество Листов, Приложений, Экземпляров.
  7. Хранение - заполнить примечание, сколько обязаны хранить данный документ.

  8. Область "Поступил от"
    Примечание: данная область активна только для типа документа "входящий"!
  9. Номер ... от - ввести исходящий № письма и дату (выбрать из календаря ), указанные в письме.
  10. Субъект - выбрать заказчика из списка (справочник "Заказчики").
  11. Доставка - выбрать из списка :
    • на руки
    • почта
    • факс.
  12. Область "Содержание"
  13. Тематика - выбрать из списка :
    • информационная
    • научная
    • производственная
    • хозяйственная.
  14. Сумма - внести сумму заказа, если указана в письме.
  15. Упоминается сотрудник, Упоминается подразделение - выбрать соответственно по кнопке "сотрудник" сотрудник или "подразделение" подразделение, если таковые конкретизированы в письме. Для отмены нажать соответствующий флажок .
  16. Краткое содержание - заполнить при необходимости.

  17. Закладка "Рассылка и контроль"
  18. Если письмо ставится на контроль, включить флажок "Контроль". Срок исполнения - выбрать из календаря . Ответственный - выбрать из списка .

  19. Закладка "Связи"
  20. Если к письму имеются приложения, заполнить столбцы Вид, Номер приложения, Дата регистрации, Внешний номер приложения, Внешняя дата приложения, Дата поступления. Нажать кнопку Добавить.

  21. Закладка "Фото"
  22. Нажать "Сканировать".
Сохранение
Нажать Сохранить - "Создать новый документ?" - нажать Да.
Появится подтверждение о сохранении письма:

Нажать ОК.


2.3.2. Поиск по журналу документов

Вызов
Меню → Операции → Корреспонденция → Журнал документов.
Диалог "Журнал документов"

Рисунок см. "6.3.4. Журнал корреспонденции".

    Закладка "Поиск"
  1. Указать значение одного или нескольких атрибутов поиска, заполнив соответствующие поля.
    Тип - выбрать из списка :
    • корреспонденция:
      • входящий
      • исходящий
      • внутренний
    • договор;
    • наряд;
    • расчет.
  2. Вид - выбрать из списка :
    • накладная;
    • счет на оплату:
      • входящий
      • исходящий
    • заказ;
    • заказ к поставщику;
    • требование;
    • требование на резерв;
    • договор:
      • Гос.контракт
      • Договорное письмо
      • Договор
      • Договор накопительный
      • Заказ
      • Заказ-наличные
      • Заказ-наряд
      • Лимитка
      • Лимитка межцеховая
      • Лимитка межцеховая накопительная
      • ОКР
      • Счет-договор
    • договор контрагентский
    • приложение к договору
      • акт сдачи-приемки
      • ведомость исполнения
      • дополнительное соглашение
      • основание
      • платежное поручение
      • протокол
      • смета
      • спецификация
      • структура цены
      • чек
    • документы секретаря:
      • Акт
      • Приказ о поощрении
      • Приказ по кадрам
      • Распоряжение
      • Решение
      • служебная записка
      • Табель учета рабочего времени
    • Заявка (заказ-наряд);
    • Заявка (лимитка);
    • Письмо;
    • Письмо заявка;
    • Письмо электронное;
    • Телефонная заявка;
    • Наряд:
      • на дозапуск
      • на излишки
      • основной
    • Приказ;
    • Расчет.
    Фирма - выбрать заказчика из списка.
    Подразделение - выбрать из списка .
    Сотрудник - выбрать из списка .
    Тематика - выбрать из списка :
    • информационная;
    • научная:
      • деятельность НТС
      • деятельность ученого совета
      • конференции
      • об утверждении документов
      • проведение НИР
      • проведение ОКР
    • производственная:
      • изготовление
      • общепроизводственная
      • поставка
      • разработка
      • разработка стандартов и инструкций
      • сопровождение изделия у заказчика
    • хозяйственная:
      • благоустройство территории
      • водоснабжение
      • обслуживание
      • охрана предприятия
      • ремонт зданий
      • транспортное обслуживание
    - указать № документа.
    от ... ~ - указать диапазон времени (выбрать из календаря ). Для поиска по архиву нажать по годам и выбрать из списка группу документов.
    Вх.: № ... от - указать входящие номер и дату (выбрать из календаря ) документа.
  3. Нажать Поиск.